AFM deelt voorbeelden van terugkoppeling op communicatieplan

Op verzoek van de sector heeft de AFM voorbeelden gegeven van hun terugkoppeling op reeds ingediende communicatieplannen. Dit kan pensioenuitvoerders helpen bij het opstellen van het communicatieplan. De voorbeelden zijn gegroepeerd naar de vijf onderwerpen waar de AFM conform de Leidraad communicatieplan naar kijkt bij de beoordeling van het communicatieplan. Onderstaand zijn de voorbeelden en aandachtspunten van de AFM samengevat. In de AFM-uiting wordt bij ieder aandachtspunt een toelichting gegeven.

• Doelgroepen
  • Houd rekening met de specifieke kenmerken van het fonds en de deelnemerspopulatie;
  • Besteed extra aandacht aan deelnemers die er in de nieuwe pensioenregeling op achteruitgaan;
  • Breng de informatiebehoefte van de verschillende deelnemersgroepen in kaart;
  • Besteed extra aandacht aan deelnemers in mogelijk kwetsbare situaties;
  • Besteed extra aandacht aan deelnemers niet digitaal bereikbaar zijn;
  • Breng extra aandacht aan specifieke doelgroepen, zoals arbeidsongeschikte deelnemers.

• Doelstellingen:
  • Formuleer concrete communicatiedoelstellingen;
  • Focus de communicatiedoelstellingen op belangrijke boodschappen;
  • Stel communicatiedoelstellingen voor specifieke doelgroepen op;
  • Maak communicatiedoelstellingen meetbaar.

• Planning en boodschappen:
  • Borg samenhang tussen doelgroepen, doelstellingen en boodschappen;
  • Formuleer concrete boodschappen;
  • Zorg voor een evenwichtige boodschap in elke laag;
  • Werk uit hoe gecommuniceerd wordt over bedragen en hoe deze worden uitgelegd;
  • Neem relevante aspecten zoals koopkrachtbehoud, compensatie, (her)verdeling en de solidariteitsreserve op in de communicatie;
  • Breng risico’s in samenhang met reguliere communicatie in kaart;
  • Stel een concrete planning van de belangrijkste communicatie-uitingen op;
  • Laat compliance controleren of het communicatieplan aan de wettelijke vereisten voldoet.

• Onderbouwing:
  • Onderbouw in het communicatieplan de gekozen aanpak, waaronder de keuzes voor doelgroepen, boodschappen en communicatiekanalen;
  • Maak een zelfstandig leesbaar communicatieplan;
  • Betrek de risicobeheer- en auditfunctie bij het opstellen van het communicatieplan.

• Effectmeting:
  • Bepaal de methoden om de effecten van de communicatiedoelstellingen te meten;
  • Plan evaluatiemomenten concreet in;
  • Denk na over een actieplan indien communicatiedoelstellingen niet wordenbehaald;
  • Denk na over een aanpak bij onverwachte of ongewenste situaties

Bron: AFM, 24 april 2024.