M&P klant aan het woord: bestuursondersteuning Particuliere Beveiliging

Pensioenfonds Particuliere Beveiliging zet zich in voor het pensioen van ruim 63.000 (2023) (oud)-werknemers in de particuliere beveiligingsbranche. Sinds 2016 verzorgt Montae & Partners de bestuursondersteuning voor het fonds. Later kwamen daar een IT-officer en een projectleider Wet toekomst pensioenen (Wtp) bij. Onafhankelijk fondsvoorzitter Hans Kestens en adviseur Jos Deeben van Montae delen hun ervaringen in deze samenwerking.

Het fonds maakte een strategische keuze door met Montae & Partners in zee te gaan voor de bestuursondersteuning. Hans legt uit: “In de eerste plaats is het voor een fonds van onze omvang niet passend om zelf die bestuursondersteuning te doen. Dus we zochten naar een partij die dat kan. Juist omdat we deze omvang hebben, zoeken we op een andere manier naar schaalgrootte, zodat die synergie dan buiten de deur plaatsvindt. Wij dachten die gevonden te hebben bij een bureau dat meerdere klanten heeft. Als pensioenfonds zijn we geen concurrent van elkaar. Dus hoe meer klanten Montae heeft, hoe liever het mij is. Als wij zelfstandig willen blijven, dan moeten we die schaalgrootte wel creëren bij samenwerkingspartners. En dat is eigenlijk waar we voortdurend, vanaf het begin naar gezocht hebben.”

Voor meerdere fondsen werken

Dit vertaalt zich verder door op het niveau van uitvoering. Hans vervolgt: “Ik vind het bijvoorbeeld belangrijk dat onze bestuursondersteuners niet alleen voor ons fonds werken, maar ook voor andere fondsen. Dat is alleen maar in ons belang. En als dat niet zo is, dat ze dan met collega’s binnen Montae bij andere fondsen samenwerken.“

“Wij zoeken de flexibiliteit en creativiteit waar dat kan,
maar ook strakheid en structuur waar dat moet”

Flexibiliteit en structuur

De samenwerking verloopt goed. Hans vervolgt: “Dit staat voor mij los van onze strategische keuze, want die is het belangrijkste. Maar de klik zit dan in hoe je de dingen met elkaar doet. Montae biedt een zekere soepelheid en flexibiliteit. Dat kan heel aantrekkelijk zijn, maar niet altijd. Als het moet, dan moet je ook strak en gestructureerd kunnen zijn. En die combinatie vinden we bij de meeste mensen van Montae.”

Prettige klik

Hij gaat verder: “En een beetje lekker en leuk met elkaar omgaan, hè. Je moet met elkaar ook gewoon plezier kunnen hebben, dat is vaak ook het meest effectief. Dat je elkaar makkelijk kunt vinden, maar dat mensen ook gewoon hun eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen. En niet voortdurend op elkaars lip hoeft te zitten. Met het team waarmee we werken is die klik gewoon erg prettig. Je kunt ook dingen tegen elkaar zeggen zonder dat er direct met de deuren geslagen wordt. Als er een keer iets is, dan bespreek je dat met elkaar. En dan hoef je ook helemaal niet aardig tegen elkaar te zijn. Maar wel helder. Die sfeer van openheid die vind ik wel prettig.”

“We hebben goede afspraken over continuïteit in de bezetting.
Dat geeft rust”

Team

Jos’ ervaring als adviseur bestuursondersteuning voor het fonds sluit hierbij aan. Hij vult aan: “Ik vind het leuk werken met de bestuursleden van Beveiliging. Het is een fonds met een pragmatische en nuchtere cultuur. Het bestuur functioneert als een team. Natuurlijk kan het wel eens schuren, maar dat hoort erbij. Er heerst een realistische, opgeruimde en nuchtere sfeer waarin we ook kunnen lachen. Het is een goed samenwerkend team waarin je je welkom voelt. Hans heeft regelmatig gezegd: ‘Je hoort erbij, je bent één van het team.’”

Gemotiveerd

Niet alleen Jos voelt zich thuis bij het fonds: “Mijn vier collega’s die vanuit Montae & Partners voor het fonds werken, werken allemaal graag voor dit fonds. Voor een groot deel ligt dat aan de een-op-een samenwerking tussen mensen in mijn team bestuursondersteuners en de bestuursleden. Ik hoef eigenlijk nauwelijks mensen te motiveren om hard te werken voor deze klant. En dat is een groot goed vind ik.“

Hij gaat verder: “Pensioenfonds Particuliere Beveiliging wordt intern gezien als best een kritisch fonds. Maar wel kritisch vanuit de samenwerking, als partners. Ik vind het altijd heel erg leuk, omdat de klik goed is en dat we hetzelfde in de wedstrijd zitten.”

Continuïteit

Hans besluit: “We hebben met Montae & Partners het afgelopen jaar goede afspraken gemaakt over continuïteit. Want je zit, en dat geldt ook voor andere fondsen, in deze tijd voortdurend met Wtp en dat soort projecten. Wij vinden het belangrijk om continuïteit te hebben in de brede bezetting die we bij Montae hebben. Daar hebben we goede gesprekken over gehad en goede afspraken over gemaakt. Dat geeft ons veel rust. In de samenwerking zijn we als één organisatie en dat is belangrijk.”

“In het creëren van schaalgrootte door synergie zijn we behoorlijk gegroeid, ik denk dat we halverwege zijn. Maar er kan nog veel meer”

Steeds meer invullen synergie

Op de vraag waarin Montae & Partners nog meer kan groeien, antwoordt Hans: “We zijn gewoon een fonds met een bepaalde omvang. Dat betekent dat je maximaal dingen buiten de deur moet doen. En dan op zo’n manier dat die synergie buiten de deur plaatsvindt. Dus hoe meer klanten Montae & Partners heeft, hoe liever het mij is. En dat achter de deur van Montae zoveel mogelijk wordt samengewerkt. En in het begin ging dat laatste, als ik zwart-wit ben, niet goed. We hebben dat wel voortdurend tegen elkaar gezegd en stap-voor-stap is dat steeds meer ingevuld. Maar het blijft een uitdaging, ik vind nog steeds dat dat nog meer kan.”

Gebruikmaken van brede deskundigheid

Hans noemt een voorbeeld: “De inhuur van de IT – officer is een voorbeeld wat steeds meer ingevuld wordt, ook met het oog op DORA. Daarnaast hebben we de Functionaris Gegevensbescherming. Die schakelen we in vanuit Montae & Partners. Die werkt voor ons én voor andere fondsen. Maar het gaat eigenlijk over al die deskundigheidskolommen die er in de pensioenwereld ontstaan. Hoe meer Montae & Partners daar schaalgrootte in kan creëren, hoe meer wij gebruik kunnen maken van die brede deskundigheid. Ik heb het liever bij één partij in plaats van dat ik het op drie plaatsen moet inhuren, dat werkt efficiënter. Voordat we een keuze maken voor een partij, selecteren we die op een kritische manier conform ons uitbestedingsbeleid uit meerdere partijen. Wij streven naar synergie zonder onafhankelijkheid en countervailing power in gevaar te brengen. Die strategische component, die vind ik nog steeds het belangrijkste. Ik denk dat we behoorlijk gegroeid zijn in dat pad en dat we halverwege zijn. Maar er kan er nog veel meer. De ambities gaan in dezelfde richting, dus je moet elkaar ook voortdurend de maat blijven nemen om te kijken of het nog beter kan en of het snel genoeg gaat.”

Jos ziet dit ook: “Dat ben ik met je eens. We doen wel veel aan synergie en dat moeten we ook goed zichtbaar maken aan de klant, maar het kan nog meer. We zijn volop bezig met de ontwikkeling van het complete bestuursbureau, om zo de fondsen op nog meer vlakken te kunnen laten profiteren van de synergievoordelen in combinatie met onze garantie op continuïteit.”

Balans verantwoordelijkheid

Natuurlijk zijn er ook uitdagingen. Hans noemt de volgende: “We hebben een groot bestuur, zoals heel veel pensioenfondsen. Wij werken in een omgekeerd gemengd model met slechts twee uitvoerend bestuurders, die ook nog niet fulltime werken. Dus het is belangrijk dat de feitelijke ondersteuning, de operationele activiteiten, precies complementair zijn aan wat de uitvoerend bestuurders doen. Dat was zeker in het begin best een zoektocht en dat blijft het ook wel. Je moet ervoor zorgen dat die bestuursondersteuners niet op de stoel van de uitvoerend bestuurder gaan zitten en omgekeerd, dat die uitvoerend bestuurder geen verantwoordelijkheden delegeert. Dus eigenlijk is het een voortdurende balanceer-act. Dat gaat eigenlijk, met het voortdurend zoeken naar die balans, wel heel erg lekker. En dat zit ook in personen.”

“Als het spannend wordt, lukken de dingen”

Intensief samenwerken

Jos blikt voor een uitdaging terug op de overgang die het fonds eerder maakte naar een CDC-regeling. Hij vertelt: “Dat is al een paar jaar geleden en het was wel spannend. Het was best een hectisch traject samen met sociale partners. Avonden lang hebben we vergaderd met elkaar om dat allemaal rond te krijgen. Het bestuur, de adviseurs, een aantal mensen uit mijn team en ikzelf werkten heel intensief samen. Het is gelukt en daar ben ik echt trots op als ik zo terugkijk. Dat hebben we toch maar mooi gefikst.”

Wet toekomst pensioenen

Nu staan we voor de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel vanuit de Wtp, een uitdaging die minstens zo groot is. Hans reageert opgetogen: “Ja, dat gaat perfect met de projectleider Wtp vanuit Montae & Partners. De projectleider geeft veel structuur, is erg blauw en dat werkt uitstekend. Het levert geen extra stress op aan de kant van bestuursleden. Dus ook daar is die match, dat is toch in sporttermen ook de wedstrijd die je speelt met elkaar. En als je kijkt naar de afgelopen maanden, dan loopt dat perfect. Dus ook dat, je hebt gelijk, als het spannend wordt, dan lukken dat soort dingen.”

Elftal

Uiteindelijk is het de kunst om iedereen te laten doen waar hij of zij voor opgesteld staat. Jos: “Als voorzitter laat Hans gewoon iedereen doen waar hij goed in is en wat ze moeten doen. Hij gaat ze niet voor de voeten lopen. Dan gebeuren er ook dingen.” Hans besluit lachend met: “Als je in een elftal zit heb je elf spelers en dan moet de keeper niet het doelpunt willen zetten en de verdediger moet niet zijn hand naar de bal uitsteken want daar is hij niet voor aangenomen en dan krijgt hij een rode kaart. Zo werkt dat in een directieteam of binnen een bestuursteam ook.”

Testimonial

“Montae & Partners is multi-client. Met Montae als partner voor bestuursondersteuning kunnen wij de schaalvergroting en synergie bereiken waar wij als middelgroot fonds naar streven. Montae & Partners garandeert continuïteit in de dienstverlening en dat geeft rust. In de samenwerking ervaren wij creativiteit en souplesse en waar nodig structuur. Er is een open cultuur en als er eens iets is, kun je helder zijn met elkaar. Het is erg prettig werken met het team van Montae.”

Hans Kestens, Onafhankelijk voorzitter Pensioenfonds Particuliere Beveiliging