Overgang pakt uit zoals bedoeld

Algemeen Pensioenfonds KLM bracht bestuursondersteuning onder bij Montae & Partners

Algemeen Pensioenfonds KLM verzorgt de pensioenen voor bijna 34.000 deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden (2023), die in een grondfunctie bij KLM werk(t)en. Sinds het begin van 2023 ondersteunt Montae & Partners het bestuur. Daarnaast ondersteunt Montae & Partners commissies van het fonds en het project Wtp. Wij spraken met Hans de Roos, vicevoorzitter en bestuurder namens gepensioneerden en John de Hollander, bestuurder namens de werkgever met aandachtsgebied finance en uitbestedingen. Adviseur van Montae & Partners Jeroen de Groot was erbij.

Evaluatie
De aanleiding voor Algemeen Pensioenfonds KLM om bestuursondersteuning bij Montae & Partners onder te brengen begon met een evaluatie. Hans: “We zagen dat er dingen goed gingen, maar dat er wel dingen beter konden. Wij waren op zoek naar regievoering, countervailing power, kwaliteit, robuustheid en aanwezigheid van bestuursondersteuning. Van de drie partijen had Montae & Partners de meest robuust uitgewerkte aanbieding. Die was voelbaar en zichtbaar gestoeld op veel ervaring.”

Zoals bedoeld
Voor het fonds pakte deze keuze achteraf gezien positief uit. John: “Ik ben nog niet zo lang bestuurslid en heb grotendeels alleen de ervaring met Montae & Partners. Wat ik wel merk is dat de samenwerking in het algemeen als positief wordt ervaren. De professionaliteit van het bedrijf en de mensen is hierbij natuurlijk belangrijk, zowel in het bestuur als in de verschillende commissies. De mensen van Montae & Partners zijn positief, meedenkend en behulpzaam.” Hans vult aan: “De mensen zijn flexibel, denken mee en bewegen mee op een informele en collegiale manier. Ga je terug naar de kern van de vraag, hoe is het uitgepakt? Eigenlijk wel zoals we bedoelden.”

Verbeterpunten
Hans gaat verder: “Natuurlijk zijn er altijd nog verbeterpunten. En het is ook niet zo dat als je in het eerste jaar die eerste verbeterpunten hebt beetgepakt, dat het dan klaar is. We blijven zoeken naar punten op de ‘i’ zetten. Maar dat gaat eigenlijk heel goed.” Jeroen: “De positieve evaluatie van eind vorig jaar was voor mij wel een succes. Op het gebied van regie en ontzorging hebben we goede stappen gemaakt. Natuurlijk waren er punten die beter moesten, ik denk dat we die ook goed hebben opgepakt. Als de klant tevreden is, dan zijn wij het ook.”

Overgang
De overgang naar een nieuwe partij voor bestuuursondersteuning is veelal een ingrijpende operatie die voorbereiding vraagt. Hans: “Montae kwam met het idee om voor de overgang een apart voortraject te maken van een maand of twee. Dat was nog voor de contractuele ingangsdatum van 1 januari 2023. Vanuit het bestuur gezien liep het heel goed, heel vlot. Ik weet uit die tijd dat het vanuit Montae gezien veel minder van een leien dakje ging dan hoe het bestuur het ervaarde. En dat is precies zoals het hoort.” Jeroen vult aan: “We hadden goede contacten met de accountmanager, daar werkte ik goed mee samen. Het duurde wel lang voordat alle documenten waren overgedragen. Dus er waren strubbelingen maar de overdracht was uiteindelijk succesvol. Waar we er onderling niet uitkomen, daar moet het pensioenfonds niets van merken, dat is het belangrijkste.”

Palet
Montae & Partners ondersteunt niet alleen het bestuur, maar ook een aantal commissies. Hans: “In eerste instantie was er geen ondersteuning van de commissie beleggingszaken. Dit was echter wel gewenst. De voorzitter van de commissie heeft geformuleerd wat hij zocht aan ondersteuning. Dat is toen opgezet en dat werkt heel goed nu. Hiervoor is een aparte persoon binnen Montae aangewezen, dit is niet iemand van het bestaande team. Daarnaast bleek Wtp met de maand een groter project te zijn, en dat is nog zo. We hebben als fonds nauwelijks een eigen fondsorganisatie, eigenlijk alleen bestuursleden. Daar moesten we al heel snel hulp van buiten bij betrekken. Inmiddels hebben we dat en in dat palet zitten ook een of twee mensen van Montae.” Jeroen is het met Hans eens: “Het Wtp-traject blijkt zo groot te zijn dat de (bijna) fulltime externe projectleider hulp nodig heeft. Iemand uit ons team ondersteunt hem nu sinds een jaar als een soort van assistent-projectleider. En voor de risicohouding is iemand speciaal aangewezen om hierbij te helpen.”

Van reactief naar proactief
De samenwerking tussen het bestuur en de bestuursondersteuning ontwikkelt zich nog steeds. John: “Wat ik knap vind is dat Montae gewoon zijn rol heeft gezocht en gevonden op verschillende plekken in de organisatie. Dat vind ik een compliment waard. We hebben toch een bestuur met heel veel verschillende karakters en achtergronden. Ik heb ook het idee dat Montae steeds beter gaat aanvoelen wat waar nodig is, dus van reactief naar proactief. De samenwerking is steeds natuurlijker geworden. En dat vind ik positief.”

Hans vult aan: “Eigenlijk is het veel virtueler geworden dan ons tijdens de selectie voor ogen stond. Wij waren gewend dat het bestuursbureau op locatie in Amstelveen zat, dus dat je daar altijd onaangekondigd terecht kon. Dat is veel minder geworden. Maar opmerkelijk genoeg is dat wat mij betreft helemaal geen punt gebleken.”

Jeroen vindt de samenwerking plezierig: “Je moet het zakelijk allemaal doen, maar ik houd ook van het informele. Je weet wat er speelt, ook buiten de zakelijke dingen. Het fysieke is niet meer noodzakelijk om goed te kunnen samenwerken, maar als het nodig is dan doen we dat wel.”

Goede verstandhouding
Op de vraag waar de klik zit antwoordt John: “Een klik heeft voor mij te maken met in hoeverre je je kunt inleven in de situatie of positie van een ander, en daar je rol op afstemmen. Jeroen heeft de verantwoordelijkheid voor het hele operationele deel. Maar hij heeft wel met alle belangrijke mensen in de organisatie een goede verstandhouding opgebouwd. Hij zorgt ervoor dat hij de juiste informatie heeft en als het nodig is grijpt hij daadkrachtig in, en op een zorgvuldige manier. Voor ons is het uiteindelijk belangrijk dat de dienstverlening zo goed mogelijk is en dat wat daarvoor nodig is wordt gewoon gedaan.”

Hans: “Je kunt geneigd zijn om een klik te zien als iets tussen organisaties, maar in feite is het iets tussen mensen. We zijn met twaalf bestuursleden en een technisch voorzitter. Aan de Montae-kant zitten er ook zes, zeven verschillende mensen. Dus het aantal lijntjes dat je kunt trekken is groot. Het heeft ook te maken met de kwaliteit die geleverd wordt en de snelheid waarmee dat gebeurt. Als je niet levert, staat de klik ook onder druk.

Jeroen: “Ik denk dat een klik gaat over mensen onderling. Je hoeft het niet met iedereen even goed te kunnen vinden, dat is in de wereld gewoon zo. Het belangrijkste is dat we allemaal één doel voor ogen hebben en dat is het welzijn van het pensioenfonds. Als je een gezamenlijk doel hebt ga je er wel komen. Ik spreek voor mezelf als ik denk dat er een goede positieve klik is.”

Betrokken
Jeroen ervaart een hoge mate van betrokkenheid bij het bestuur en dat vindt hij positief. Jeroen: “Dit valt echt op bij dit fonds. Ondanks dat iedereen het hartstikke druk heeft is iedereen wel goed te bereiken. Heel veel mensen doen dingen in de avonduren.

Wat ik ook zie is dat ze zelf aan de slag willen. Dus ook een stukje schrijven aan iets en dat vind ik plezierig.”

Efficiency
Het huidige portfolio van bestuurders zit aardig vol en van daaruit komt de noodzaak en de behoefte aan efficiency. John: “We hadden een discussie over de kwaliteit en de rol van de voorleggers in stukken voor de bestuursvergaderingen. Daar pakte Montae een hele goede ondersteunende rol en uiteindelijk ook de regie op. Dat helpt enorm in die efficiencyslag.”

Ontzorging
Hans vraagt aandacht voor verdere ontzorging van het bestuur. Hans: “De ideale situatie is dat de bestuursleden de knop op ‘uit’ kunnen zetten na een commissie-, werkgroep- of bestuursvergadering. Dat moeten ze ook omdat ze ergens een fulltime job hebben. Dat moet kunnen in de wetenschap dat de follow-up in goede handen is bij Montae. Hoe meer dat het geval is, hoe beter de ontzorging en de regie is. En hoe comfortabeler je je als bestuurslid voelt bij die ondersteuning. Dit is niet bij alle medewerkers van Montae op hetzelfde niveau dus dat blijft een punt van aandacht tijdens de evaluaties.”

Positief verrast
Zowel John als Hans zijn positief verrast door de inzet en kwaliteit van Montae & Partners. John: “De mate van flexibiliteit die Montae aan de dag heeft gelegd om dingen aan te passen, in te grijpen en mensen bij te zetten is sneller gegaan dan dat ik had verwacht. Hans voegt hieraan toe: “Dit was een reorganisatie over twee, drie organisaties heen. Veel reorganisaties brengen toch niet de positieve effecten die je van zo’n reorganisatie verwacht. Bij deze reorganisatie is dat wel gelukt en dat heeft me in positieve zin verrast.”

Testimonial

“De samenwerking met de mensen van bestuursondersteuning van Montae & Partners ervaren wij als positief. De stijl van de medewerkers kan omschreven worden als snel, geïnformeerd, informeel, professioneel en kritisch. Voor ons is het uiteindelijk belangrijk dat de dienstverlening zo goed mogelijk is en dat wat daarvoor nodig is wordt gewoon gedaan. Het team van Montae & Partners denkt mee, beweegt mee, is flexibel, grijpt in en zet mensen bij waar dat nodig is. De overgang van onze bestuursondersteuning naar Montae & Partners verliep vlot en pakte uit zoals het bedoeld was.”

Van links naar rechts

Op de foto van links naar rechts
John de Hollander, bestuurder namens de werkgever met aandachtsgebied finance en uitbesteding, Jeroen de Groot, bestuursbureau Montae & Partners en Hans de Roos, Vicevoorzitter en bestuurder namens gepensioneerden van Algemeen Pensioenfonds KLM.