Voorspoedige overgang bestuursondersteuning Bpf Schilders

Bedrijfstakpensioenfonds Schilders kent 103.000 deelnemers en 2.085 aangesloten werkgevers (2023). In 2022 koos Bpf Schilders voor Montae & Partners in de rol van bestuursondersteuning. Marlies van Loon, werknemersvoorzitter, voorzitter van het dagelijks bestuur, lid van de communicatiecommissie en de pensioencommissie, bespreekt de wederzijdse ervaringen met Kitty Vriend, senior adviseur bestuursondersteuning en teammanager bij Montae.

Het fonds koos na zorgvuldig onderzoek voor Montae. Marlies: “Ons fonds zocht nieuwe uitbestedingspartners. Dat het fonds voor hen koos kwam door kwaliteit, deskundigheid en het feit dat Montae multi-client werkt. Verder heeft Montae een goede naam in de markt én we konden medewerkers meenemen die dan bij hen in dienst kwamen. Dat was heel erg plezierig. En qua kosten was het ook een goed voorstel.”

“Dat we na de start extra dienstverlening afnamen is
denk ik het beste compliment dat je kunt krijgen”

Boven verwachting

We zijn nu anderhalf jaar verder. Hoe ziet zij dit nu? Marlies: “De belofte is boven verwachting waargemaakt. De overgang is soepel verlopen. Daaraan merk je dat Montae er op is ingesteld, dat ze dit vaker hebben gedaan, een nieuw fonds installeren met alles wat daarbij hoort. Ook de mensen die we mee hebben genomen zijn goed geland en ze hebben het naar hun zin.”

Marlies gaat verder: “Dat we tevreden zijn over de inzet, de kennis en de betrokkenheid van Montae blijkt ook wel uit het feit dat we sinds het najaar ook een eerstelijnsrisicomanager van Montae afnemen, Bob Crans. En nu met Wtp hebben we Maarten van der Tuin van Montae ingeschakeld als programmamanager en twee collega’s die hem ondersteunen. Dat loopt ook erg goed. Ik denk dat dit het beste compliment is dat je kunt krijgen: dat we na de start extra dienstverlening hebben afgenomen.”

Deskundig en betrokken team

De samenwerking ervaart Marlies positief: “Het is een deskundig en betrokken team. We hebben korte lijnen en we kunnen open met elkaar praten. Nu in mijn rol als voorzitter vind ik het nóg belangrijker dat ik ook een seintje krijg als iets niet goed gaat. Het loopt gewoon goed en ik vind het waardevol om op die manier samen te werken.” Onder leiding van Kitty werkt een heel klantteam aan de bestuursondersteuning voor Bpf Schilders. Marlies: “Kitty is degene met wie ik, samen met het DB, de (strategische) prioriteiten en dagelijkse gang van zaken doorneem. Ik vind het plezierig om met elkaar te sparren hoe we zaken gaan oppakken. De andere collega’s vullen meer de operationele werkzaamheden in.” Kitty: “Ik ben blij dat je dat onderscheid maakt, dat is ook hoe ons model is ingericht.” Marlies gaat door: “Op klant-partner-niveau hebben we contact met Henry van Eck. Dat gaat meer over het contract, de uren en de kwaliteit van de dienstverlening.”

“De openheid, korte lijnen en transparante houding naar elkaar doen veel”

Klik

Op de vraag waar zij de klik in de samenwerking met bestuursondersteuning ervaart, antwoordt Marlies: “We denken allemaal vanuit Bpf Schilders. We hebben geen ander belang. We staan er allemaal voor om zo goed mogelijk het fonds te bedienen en zo goed mogelijk ons werk te doen voor alle deelnemers en De Nederlandsche Bank (DNB). We staan allemaal voor hetzelfde. Het zit daarnaast ook in de personen. Ik kan het proberen te rationaliseren maar de openheid, korte lijnen en de transparante houding die je naar elkaar hebt doen veel. Tegelijkertijd heb je ook een relatie als opdrachtgever en opdrachtnemer. Je moet ook gewoon de Service Level kwartaalrapportages van Montae goed blijven bekijken en het zakelijk goed volgen.” Kitty vult aan: “En als er dingen zijn die niet goed gaan, dat je dat ook kunt aangeven.” Marlies: “Dat vind ik ook van beide kanten plezierig werken.” Kitty gaat verder: “Ik probeer me altijd voor te stellen: ‘Als ik bestuurslid zou zijn, wat zou ik dan willen of nodig hebben? Wat moet ik doen op basis van deze notitie, kan ik een besluit nemen?’ Dat geef ik mijn collega’s uit het klantteam ook mee.”

Klantrelatie

Kitty legt uit hoe zij de samenwerking met het bestuur ervaart: “Als klantteam genieten wij van de interactie met het bestuur. We ‘horen’ bij het bestuur, zoals Marlies ook al aangeeft. Uiteraard hebben we een klantrelatie, daar zijn we ons terdege van bewust. Dat is ook uniek aan Montae, bijna iedereen werkt voor een klant. Als wij ons werk niet goed doen, dan is de klant ontevreden en hebben wij geen werk. Maar het helpt daardoor dat we ook echt als onderdeel van het bestuur worden gezien. Verder waardeer ik de ruimte die we krijgen om zelf onze eigen inbreng te hebben. Ik heb veel ervaring en gezien en geleerd wat wel en wat niet werkt, dus dat wil ik ook graag delen. Soms wordt het overgenomen en soms niet en dat is prima.”

“Het bestuur helpen om regie te krijgen”

Bijzondere doelgroep zzp’ers

Marlies: “We hebben natuurlijk een heel bijzonder fonds. Volgens mij hebben we het goed op orde, financieel en qua structuur.” Maar liefst de helft van de actieve deelnemers is zzp’er. Zij bouwen verplicht pensioen op bij het fonds en dit is uniek in Nederland. Marlies: “We denken bij alles: ‘Hoe zit het met zzp’ers, moeten we hier anders mee omgaan, zijn er aanpassingen nodig?’. We hebben zelfs een zetel in het bestuur voor een bestuurder namens de zelfstandigen. Dit alles vraagt natuurlijk ook iets van de bestuursondersteuning bij Montae.” Kitty geeft aan dat er altijd aandacht is voor deze groep: “Bij alles wat we doen vragen we ons af wat dit voor de zzp’ers betekent en of er iets extra’s nodig is.”

Meerdere uitbestedingspartijen

Een van de uitdagingen waar het fonds voor kwam te staan is dat er meerdere uitbestedingspartijen kwamen. Daarvoor was alles ondergebracht bij één uitvoerder. Marlies: “Om al die verschillende partijen allemaal in beeld te hebben met het overzicht over wie doet wat en de rapportages op orde te krijgen, dat is wel een uitdaging. Er zijn al hele goede stappen in gezet en we zitten dicht op de bal. Maar het kan nog beter, zonder dat we alles dichttimmeren. Misschien blijft dit altijd wel een proces en uiteindelijk gaat het toch om de mensen die het moeten doen.”

Uitdaging

Ook voor de bestuursondersteuners is de regievoering met zoveel nieuwe uitbestedingspartijen bijzonder. Kitty vertelt: “Aan het begin heb ik me er echt op gestort om het overzicht te krijgen en in kaart te krijgen wie wat doet, wie speelt welke rol, hoe kunnen we het bestuur helpen om regie te krijgen? Ik heb de opdracht om het nog beter in kaart te brengen, daar ben ik mee bezig. Het bestuur doet ook veel zelf. Ik was gewend om in mijn functie, samen met een klantteam, het bestuur zoveel mogelijk te ontlasten. Dus daar moest ik aan wennen. Nu hebben we er duidelijke afspraken over. Hierdoor kan ik, samen met het bestuur, de voortgang bewaken.”

Efficiency

Kitty gaat verder: “Vorig jaar hielden we een brainstormsessie met het klantteam. De opdracht was: het moet efficiënter. De uren zaten boven budget en wij moeten inspanning leveren om te kijken hoe we die uren weer terug kunnen krijgen. Aan de ene kant waren er ideeën die we zelf konden uitvoeren, aan de andere kant waren er aanpassingen waar we het bestuur voor nodig hadden. Alles is ingebracht bij het bestuur en het werd heel serieus genomen. Er zijn al een aantal successen uitgehaald. Het leuke is dat we dit ook breder hebben uitgezet onder de andere adviseurs bij Montae. Dus dit gaat voor Montae ook iets brengen. Ik ben ervan overtuigd dat we ook bij andere klanten meer efficiency kunnen krijgen.”

Spiegel

Marlies sluit zich hierbij aan: “Wat ik wel goed vind aan jou is dat je kijkt of jullie dingen ook op een andere manier kunnen doen. In plaats van een heel uitgebreid verslag te maken voor een werkgroep, stel je voor om te volstaan met een actielijst. Dat scheelt ons toch weer werk. En het is ook goed dat jullie het bestuur een spiegel voorhouden: ’Reageren jullie eens wat sneller op mails en agendaverzoeken, want op deze manier bezorgen jullie ons ook meer werk, wat niet ten gunste komt van het fonds.’”

“Je kunt leren van de ervaringen van andere fondsen, je hoeft niet iedere keer opnieuw het wiel uit te vinden”

Groei

Op de vraag waar Montae nog in kan groeien, antwoordt Marlies: “Sommige dingen nog beter structureren. We zijn nu bijvoorbeeld samen bezig om een online omgeving in te richten om processen te verbeteren. Het is erg fijn dat Montae openstaat voor innovatie. Ook maak ik me soms zorgen over de capaciteit en werkdruk bij iedereen. Ook al weet ik dat het lastig is, misschien is het goed om te signaleren en er zo mogelijk nóg meer op te anticiperen.”

Leren van ervaringen

Ze vervolgt: “En Montae heeft het geluk dat ze zo’n breed klantenbestand hebben. Ik kan me voorstellen dat daar nog een groeikans in zit: het over en weer delen van ervaringen, waar fondsen staan en waar ze tegenaan lopen. Natuurlijk met behoud van vertrouwelijkheid. Maar je kunt daar zoveel van leren en je hoeft niet iedere keer het wiel opnieuw uit te vinden.” Kitty reageert: “Het is goed dat je dat zegt, we zijn er al mee bezig maar het kan natuurlijk altijd beter. Ik hoop dat jullie daar steeds iets meer van terugzien. Het is een van de pijlers van bestuursondersteuning binnen Montae voor het komende jaar.”

“Montae & Partners maakt de belofte als bestuursondersteuner boven verwachting waar. De overgang verliep voorspoedig. Je merkt dat de mensen van Montae daarop ingesteld zijn, dat ze het vaker hebben gedaan, een nieuw fonds installeren met alles wat daarbij hoort. Het is een deskundig en betrokken team, dat via korte lijnen werkt en een open en transparante houding heeft. Montae staat open voor innovatie en dat is fijn.”

Marlies van Loon, Werknemersvoorzitter van Bedrijfstakpensioenfonds Schilders