Pensioenfonds Meubel gaat voor datakwaliteit en customer intimacy

Pensioenfonds Meubel gaat voor datakwaliteit en customer intimacy

24/11/2021

Pensioenfonds Meubel heeft de ambitie om een digitaal en innovatief pensioenfonds te zijn. Dit is nodig om de gestelde strategische doelen te realiseren én op tijd klaar te zijn voor de komst van het nieuwe pensioenstelsel. De afgelopen jaren heeft het fonds al een aantal belangrijke stappen gezet en betrok daarbij ook de eigen uitvoeringsketen. Vanuit Montae & Partners ondersteunen we het fonds bij het realiseren van hun ambities. Wat wil pensioenfonds Meubel bereiken en wat zijn dé uitdagingen voor dit digitale fonds? We vroegen het aan bestuurders Rob van Dijk en Peter Priester en hun IT-officer Stefan van de Giessen, onze collega van M&P.

Voor wie pensioenfonds Meubel nog niet zo kent eerst even wat feiten op een rij. Dit middelgrote fonds telt zo’n 3750 werkgevers en ruim 27000 deelnemers en heeft daarnaast meer dan 73.000 gewezen deelnemers en bijna 34.000 gepensioneerden. Het fonds beschikt over een belegd vermogen van ruim 7 miljard. Het fonds heeft de laatste jaren bepaald niet stil gezeten. In 2015 koos het fonds al voor haar digitale klantbediening voor Bridgevest (inmiddels Keylane). In 2018 kwam er met het oog op de gewenste schaalvergroting een fusie met het aanverwante pensioenfonds Houthandel. En op 1 januari 2021 stapte het fonds over naar een nieuwe pensioenuitvoerder: TKP.

In gesprek met

Rob van Dijk en Peter Priester zitten beiden sinds 2014 in het fondsbestuur van Meubel. Rob is verantwoordelijk voor vermogensbeheer en de financiële opzet, Peter richt zich met name op de portefeuilles risicomanagement en pensioen en  communicatie. Beide heren voeren - in samenspraak met de bestuurstafel - als uitvoerend bestuurders actief de regie op digitalisering en innovatie.

Wat zijn de ambities van pensioenfonds Meubel voor de komende 3 tot 5 jaar?

“Het is  de ambitie van het fonds is om in digitalisering en innovatie grote stappen te maken”, trapt Peter Priester af. “Dit is nodig om de strategische doelen te kunnen realiseren die we voor de middellange termijn hebben gesteld. Dat betreft onder andere een kwaliteitsslag van onze data, waarmee we tegelijkertijd de kosten niet teveel willen laten stijgen. Ook willen we stappen maken op het gebied van customer intimacy. Dit houdt in dat je als fonds echt betrokken bent bij je klanten, bij de werkgevers en de deelnemers. Dus je gaat kijken naar wat zij nodig hebben en naar wat je kunt doen om het ingewikkelde onderwerp pensioen helder te maken. En voor werkgevers probeer je de taken te vereenvoudigen en ze zoveel mogelijk te faciliteren.

Het fonds heeft ook de ambitie om alle uit de systemen beschikbare informatie zo goed mogelijk voor de deelnemers te ontsluiten via een goed beveiligd en gebruiksvriendelijk deelnemersportaal. “Daar zijn we eigenlijk als in 2015 mee begonnen toen we een gespecialiseerde partij (Bridgevest – red.) in de markt hebben gevonden die voor ons op een hele mooie manier een pensioenplanner heeft gemaakt.”

Digitalisering is dus echt noodzakelijk om deelnemers een zo goed mogelijk inzicht te geven in hun pensioen. Daarbij komt natuurlijk het nieuwe pensioenstelsel eraan en dan is het volgens Rob  van Dijk extra belangrijk dat de datakwaliteit die in de pensioenadministratie zit ook helemaal perfect is.  “Want bij die overgang naar het nieuwe pensioenstelsel is dat hét moment om de pensioenrechten nog een keer op de goeie manier in het nieuwe stelsel te krijgen. Dus daar richten we ons de komende tijd vooral op.”

Is pensioenfonds Meubel een digitale koploper?

Volgens beide heren spelen onderwerpen als digitalisering en datakwaliteit bij alle fondsen, al zie je wel verschillende tempo’s. Rob van Dijk  licht dit toe. “Datakwaliteit is een item dat ons allemaal heel direct raakt op de  weg naar het nieuwe pensioenstelsel. Dus daar zijn pensioenfondsen zeker overall mee bezig. Wel denk ik dat we als fonds al de nodige digitale stappen hebben gezet sinds we in 2015 het onderwerp ‘customer intimacy’ als bestuur echt hebben geagendeerd  en verder uitgewerkt.”

Rob vervolgt dat hij daarvan ook zeker de toegevoegde waarde van inziet voor als de verplichtstelling ooit nog eens komt te vervallen. “ Dan wil je gewoon de logische partij zijn voor je klanten. Dan moeten mensen zich fijn voelen bij jou, het moet makkelijk zijn, de kwaliteit moet goed zijn en de kosten moeten niet te hoog zijn.” Of zoals Peter zegt: “ we willen eigenlijk – om  in populaire marketingtermen te spreken  - een community opzetten waarbinnen onze deelnemers zich thuis voelen en goede informatie krijgen.”

Het fonds heeft al een paar flinke stappen gezet. Hoe past het samengaan met pensioenfonds Houthandel hierin?

“We kozen  in onze strategie bewust voor schaalgrootte”, aldus Rob. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat het fonds hierdoor makkelijker de kosten over een grotere groep deelnemers kan verdelen en zo meer ruimte kreeg voor de benodigde investeringen om de data te kunnen ontsluiten. Verwantschap was daarbij wel een vereiste, want je kunt niet alles voor iedereen zijn. Peter: “We hadden natuurlijk al een aantal sectoren waarvoor we werkten, namelijk de meubelindustrie, de tentoonstellingsbouw en de orgelbouw. De houthandel paste prima in het rijtje.”

Welke eisen stelt de IT-strategie aan jullie uitvoeringspartijen?

Het fonds heeft een duidelijk uitbestedingsbeleid, vertelt Peter. Daarbij wordt specifiek gekeken naar de doelstellingen van het fonds en in hoeverre die van de uitvoeringspartij daarop aansluit. “Zo gaan we bijvoorbeeld met onze pensioenadministrateur in gesprek en vragen we niet alleen naar de beveiliging van hun IT-omgeving maar we kijken ook naar wat de systemen van de leverancier nu en straks kunnen. " Daarbij wordt verder gekeken dan de huidige dienstverlening. “We kijken ook of de uitvoerder qua organisatie voldoende veranderkracht heeft om ons naar de toekomst toe te kunnen helpen om onze ambities waar te maken.”

Rob valt hem  bij: “Het helder hebben van een strategie – op welke manier dan ook – maar vooral in een IT-omgeving helpt je ook om de juiste vragen te stellen. We hebben die  strategie heel expliciet vastgesteld en weten daardoor wat we dan verlangen van partijen en wat hun rol wordt in de toekomst, dus dan kun je daar ook echt op doorvragen. En dan krijg je ook echt een dialoog met elkaar, dit bevestigt voor ons dat we samen op de goede weg zijn.

En welke eisen stelt jullie IT-strategie aan de wijze van besturen?

Rob vertelt dat alle bestuursleden wel echt affiniteit  met IT moeten hebben. Bestuurder moeten over voldoende basiskennis van IT beschikken, maar kunnen zich daarnaast natuurlijk omringen door externe IT-adviseurs. En het is volgens Peter ook belangrijk dat je de IT-strategie echt integreert in je bestuursprocessen. Door het standaard op de agenda te zetten en ook de vereiste deskundigheid om je heen te organiseren, zodat je steeds weer wordt geprikkeld. Daarom heeft het fonds niet alleen een functionaris gegevensbescherming maar inmiddels ook een IT-officer. Dit is allemaal nodig om tijdig te kunnen ingrijpen in de uitvoering, als deze niet meer parallel loopt met de IT-strategie.

Wat moet je als fonds allemaal doen om de datakwaliteit op orde te krijgen?

“Datakwaliteit heeft altijd onze aandacht gehad, maar het is nu belangrijker dan ooit”,  begint Rob. “Dus we zullen er de komende tijd nog meer aandacht aan gaan besteden. We gaan ervoor zorgen dat de gegevens van iedere deelnemer juist en tijdig in onze administratie worden verwerkt. Zodat elke deelnemer straks de juiste aanspraken krijgt te zien. En dat is best een uitdaging om dat goed voor elkaar te krijgen .”

De overstap naar TKP was een extra moment om opnieuw bij de datakwaliteit stil te staan. Peter: “Het ene proces is hoe kloppen de sommetjes van alle gegevens ten opzichte van het reglement, maar daarnaast hebben we ook nog de maandelijkse mutatiestromen van salaris wijzigingen en uitdiensttreding en die moeten wel allemaal goed verwerkt worden. Dus dat geeft wel aan dat datakwaliteit een weerbarstig begrip is, waar je de processen zo scherp mogelijk probeert in te regelen.”

Waar ligt het eigenaarschap van de data? Bij de uitvoerder of het fonds?

Ook al heb je de pensioenadministratie uitbesteed, als fonds blijf je hiervoor verantwoordelijk antwoorden beide heren. “Daarom is de eerste beheersregel dat we vinden dat de uitvoerder altijd een back up moet hebben in een andere dataomgeving. Daarnaast hebben we er als fonds ervoor gekozen om de data ook zelf in een aparte datakluis te zetten, zodat we er altijd bij kunnen als het nodig is. Bijvoorbeeld als er sprake is van datagijzeling,” aldus Peter. Die datakluis is eigenlijk een uitbreiding van het standaard business continuity plan. Rob: “We willen niet afhankelijk zijn van de uitbestede partij, maar we willen 24/7 bij wijze van spreken bij onze data kunnen.” Hier wordt op dit moment nog hard aan gewerkt.

Hoe helpt de IT-officer het bestuur bij het waarmaken van de digitale ambities?

Stefan van de Giessen is IT & Risk consultant bij M&P en adviseert fondsen bij IT-vraagstukken. Pensioenfonds Meubel heeft daar een formele functie van gemaakt in de vorm van een IT-officer. Stefan: “Ik maak vooraf afspraken met het bestuur over welke kant gaan we op, welke risico’s zien we en wat zijn de ambities? Op basis daarvan stellen we een jaarplanning op en maken keuzes. En natuurlijk gebeuren er ook altijd onvoorziene zaken waarop je alert moet zijn.” Rob beaamt dit: Alles wat wij doen is IT. Van de vergaderomgeving, tot ons vermogensbeheer of de pensioenuitvoering; alles is IT-based. Dus elke strategiewijziging moet uiteindelijk leiden tot een wijziging ergens in IT. En door daar tijdens het formuleren van je strategie al rekening mee te houden, weet je wat het gaat kosten en kun je realistische voorstellen maken. Stefan helpt ons hierbij. En ook spreekt hij als IT-officer een taal die wij niet spreken en dit helpt ons enorm.”

Stefan van de Giessen

stefan.van.de.giessen@montaepartners.nl

+31 (0)6 11 24 28 70