Bij het verzekerd eigenrisicodragerschap hoort ook administratie. We onderscheiden daarbij de gegevens die ervoor zorgen dat de polis up to date is en gegevens die ervoor zorgen dat een werkgever de vergoeding voor de WGA uitkering ontvangt (claim).
Polis administratie
De verzekeraar wil graag weten wie er in dienst is en wat de loonsom is. Daarmee kan de premie worden bepaald. De ene verzekeraar wenst eenmaal per jaar een update van de gegevens, terwijl de ander maandelijks in- en uitdienstmeldingen wil ontvangen. Het niet tijdig updaten van de gegevens, kan leiden tot uitsluiting voor dekking of een hogere premie.
Claim administratie
Wanneer een medewerker langdurig verzuimt, moet deze worden gemeld bij de verzekeraar. Hiervoor geldt een uiterste termijn van 42 weken verzuim. Dit is ruim voordat de WGA uitkering in gaat. De verzekeraar wil echter tijdig een beeld vormen van de risico’s op WGA instroom. Ze kunnen dan alvast reserveren voor de mogelijke uitkering.
Indien de medewerker niet hersteld en in de WIA komt, dan heeft de verzekeraar de WIA beschikking nodig. De beschikking wordt gebruikt om het dossier op te starten (WGA), af te sluiten (IVA) of te monitoren (WIA<35). Bij WIA<35 volgt er namelijk geen uitkering. Echter kan een medewerker binnen 5 jaar alsnog in de WGA komen, waardoor een verzekeraar toch moet uitkeren.
UWV nota’s
Indien een medewerker in de WGA zit, krijgt deze maandelijks van het UWV de uitkering. Het UWV declareert deze vervolgens bij de werkgever. Deze maandelijkse UWV facturen, kan de werkgever bij de verzekeraar indienen. De verzekeraar vergoedt vervolgens deze uitkering. Afhankelijk van de gemaakte afspraken, vergoedt de verzekeraar aan de werkgever of direct aan het UWV.
Een derde partij
Een werkgever krijgt vanuit de verzekering ondersteuning bij de begeleiding van de WGA-ers. Deze partij heeft hiervoor ook de WIA beschikkingen nodig. Deze moet een werkgever vaak apart in sturen. De voornaamste reden is dat de dienstverlener ook het Arbeidsdeskundig onderzoek van het UWV wil ontvangen. Deze mag de verzekeraar niet ontvangen.
Wisselen van verzekeraar
Een overstap naar een andere verzekeraar, maakt de administratie complexer. Per dossier moet beoordeeld worden voor welke partij het is bestemd. Een WGA Eigenrisicodragerverzekering kent namelijk uitloopdekking. Dat wil zeggen dat alle medewerkers met een eerste ziektedag binnen de verzekeringsperiode gedekt zijn. Bij het beëindigen van een verzekering, is de werkgever zodoende nog maximaal 12 jaar verbonden aan deze verzekeraar (twee jaar verzuim en 10 jaar WGA).
Tip: Door uw salarisadministratie te koppelen aan verzekeraar of adviseur, wordt handmatige aanlevering voorkomen. De gegevens voor de polis administratie worden digitaal, zonder tussenkomst, aangeleverd aan de verzekeraar. Ook is er de garantie dat alle medewerkers verzekerd zijn. Het is mogelijk hier een combinatie te maken met andere personeelsverzekeringen zoals WIA Aanvullingsverzekeringen.
Om de claimadministratie te vereenvoudigen, kan het maken van goede afspraken met adviseur en/of dienstverlener ervoor zorgen dat aanleveren van dubbele informatie wordt voorkomen. Bekijk of het mogelijk is om met 1 loket te werken voor melden van zieke medewerkers en het insturen van WIA beschikkingen. Vanuit dat loket kan uw partner het verdelen onder alle belanghebbenden. Denk ook hierbij naast de WGA Eigenrisicodragerverzekering aan de overige WIA Aanvullingsverzekeringen