Casus: Succesvol van DB naar DC dankzij zorgvuldige pensioencommunicatie voor a.s.r.
Verzekeringsmaatschappij a.s.r. paste met ingang van 1 januari 2021 de pensioenregeling voor de medewerkers aan. Waar de pensioenopbouw eerder in een verzekerde middelloonregeling (defined benefit of DB) plaatsvond, is dat nu binnen een beschikbare premieregeling (defined contribution of DC). Zowel bij de besluitvorming als in het voorbereidende traject riep a.s.r. de hulp in van Montae & Partners, onder meer om alle 3800 medewerkers van de juiste informatie te voorzien.
a.s.r. biedt onder andere producten en diensten aan op het gebied van verzekeringen, pensioenen en hypotheken voor consumenten en MKB. Carolien Besjes, adviseur arbeidsvoorwaarden en gericht op de pensioenregeling van a.s.r., licht het vraagstuk toe.
“Wij waren al langere tijd met de vakorganisaties in gesprek over de nieuwe pensioenregeling. Vanaf het begin was duidelijk, dat het voor alle partijen belangrijk zou zijn om veel energie in pensioencommunicatie te stoppen. In de nieuwe beschikbare premieregeling is er minder zekerheid dan in de oude middelloonregeling. De vakorganisaties waren bang, dat deelnemers geen risico wilden en konden lopen. In deze fase nodigden wij Montae & Partners uit om advies te geven en mee te denken. Dit heeft geresulteerd in een onderzoek naar de risicobereidheid en -capaciteit van de deelnemers. Zij presenteerden de uitkomsten hiervan in het overleg tussen a.s.r en de vakorganisaties. Dit bood zowel a.s.r. als de vakorganisaties nieuw inzicht, waarna het voorstel voor Het Andere Pensioen op onderdelen is aangepast. Het resultaat was uiteindelijk een overeenkomst tussen a.s.r en de vakorganisaties voor het omzetten van de verzekerde middelloonregeling naar een beschikbare premieregeling. De conclusie was gauw getrokken. Wij wilden dat Montae & Partners als onafhankelijke partij een groot aandeel in de uitvoering van de communicatie zou krijgen.”
Onafhankelijke partij
De introductie van een nieuwe pensioenregeling valt of staat met het vertrouwen dat deelnemers hebben in de nieuwe regeling. Carolien: “Wij waren overtuigd van de kwaliteit van de nieuwe pensioenregeling. Er is weliswaar meer risico in een beschikbare premieregeling, maar de inhoud is goed en het is dan belangrijk dat de medewerkers erop kunnen vertrouwen dat we hier als werkgever goed over hebben nagedacht.” Montae & Partners verzorgde een groot deel van het communicatietraject, dat bestond uit een combinatie van webinars, persoonlijke pensioenoverzichten met een berekening en individuele spreekuren. Direct na de zomervakantie startte de uitrol van het communicatietraject met webinars over de nieuwe pensioenregeling. Daar konden mensen al veel vragen kwijt. In het pensioenoverzicht kregen de deelnemers met behulp van een persoonlijke berekening inzicht in wat de nieuwe regeling voor hen betekent. Voor de mensen die dat wilden waren er spreekuren waar ook ruimte was voor persoonlijkere vragen. Carolien vervolgt: “Het is fijn als een onafhankelijke partij de kwaliteit van de regeling kan beamen. En ook dat de medewerkers het vertrouwen hebben dat ze al hun vragen konden stellen en dat hun privacy gewaarborgd was.”
Evaluatie
Het animo om meer te leren over de nieuwe pensioenregeling bleek groot en de ingezette middelen succesvol. De 9 webinars mochten rekenen op in totaal 1.100 deelnemers. Carolien: “De webinars waren op vrijwillige basis, dus dit is een hoge opkomst. Verder bezochten maar liefst 450 medewerkers een individueel spreekuur, ook dat is veel. Ik ben blij dat we erin geslaagd zijn om de medewerkers zorgvuldig te informeren over de nieuwe pensioenregeling. We merken dat ze nu ook echt geïnteresseerd zijn in wat er gaat gebeuren. Ze worden nieuwsgierig naar de keuzemogelijkheden die ze in de nieuwe regeling hebben. Het nieuwe portaal is inmiddels open en daar kunnen ze hun keuzes bekend maken. Over het algemeen zijn de mensen heel positief over het communicatietraject en de uitgebreide aandacht voor de nieuwe pensioenregeling.”
Proactieve houding
Omdat a.s.r. zelf de pensioenregeling voor de eigen medewerkers verzorgt, werkte Carolien nauw samen met de consultants van Montae & Partners. Tijdens het traject had ze onder meer contact met Vandena van der Meer (Partner), Erik Jan Westerling (Director Söderberg en Partners) en Gerrold Smolders (Consultant). “We hebben samen een mooi resultaat bereikt, waarbij ik het erg prettig vond dat de lijnen kort waren. De proactieve houding vind ik fijn, er wordt meegedacht; de mensen van Montae waren voor mij een gesprekspartner waar je echt mee kan sparren. Daarnaast hebben ze ons in dit traject veel werk uit handen genomen, we hadden bijvoorbeeld geen omkijken naar de planning van alle afspraken.”
Toekomst
Voor de werknemers van a.s.r is nu (begin 2021) de fase aangebroken dat ze individuele keuzes kunnen maken in hun nieuwe pensioenregeling. Carolien: “Dat gaan we zelf begeleiden in samenwerking met a.s.r. pensioenen, die uitvoerder is van de regeling. Maar het geeft een gerust gevoel dat we tussendoor vrijblijvend contact houden met Montae & Partners en dat er altijd een mogelijkheid is om op te schakelen. Ik sluit niet uit dat we op het gebied van pensioen snel weer een keer in de lucht komen.”
“De mensen van Montae & Partners zijn proactief betrokken, hebben verrassende ideeën en leveren toegevoegde waarde. Hun professionele expertise is goed. Ze werken op een prettige manier aan de relatie. Tijdens het traject waren de lijnen kort en werd er werkelijk meegedacht. Ervaringen bij andere klanten werden ingezet en in die zin zijn ze voor ons een gesprekspartner waar je echt mee kan sparren. Montae & Partners heeft ons niet teleurgesteld; als je met hen iets gaat doen, dan weet je dat de kans groot is dat het goed gaat.”
– Carolien Besjes, Adviseur Arbeidsvoorwaarden a.s.r.